Accès aux archives : qui déroge en France ?

Accéder aux archives publiques est un droit, à condition que celles-ci soient librement communicables. Toutefois si le délai de communication n'est pas encore atteint, par exemple, si vous souhaitez consulter un acte de mariage de moins de 75 ans, vous pouvez toujours formuler une demande de dérogation, duement motivée. Chaque année, l'Observatoire des dérogations analyse ces demandes et les suites qui leurs sont données. Ses chiffres et analyses sont disponibles en téléchargement en open data (à l'exception des demandes traitées par les ministères de la Défense et des Affaires Étrangères).

Le moins que l'on puisse dire est que ces chiffres en disent long sur l'intérêt toujours renouvelé porté aux archives publiques. L'analyse porte sur les principales caractéristiques de ces demandes. En volume, le nombre de demandes de dérogations traitées atteint sa valeur la plus haute depuis 2008, avec 2 716 demandes, confirmant la progression entamée depuis plusieurs années. Cette croissance est principalement  due à l’augmentation des demandes instruites par les archives départementales (+47%). 

Les réponses apportées sont elles aussi intéressantes : 81% des demandes ont reçu un accord complet (plus de 90% aux Archives départementales), 11% un accord partiel et 8% ont essuyé un refus. Pour justifier une demande de consultation anticipée, les usagers invoquent à :

• 24%, une démarche administrative ou judiciaire,
• à 22%, l'obtention d'un diplôme universitaire (mémoire de master, thèse de doctorat, etc.),
• à 21%, une recherche scientifique ayant une finalité autre qu'un diplôme universitaire (livre, article, enquête collective, etc.) ;
• à 19%, une recherche portant sur l'histoire de leur famille ; 
• à 10%, une recherche réalisée par un généalogiste professionnel, la plupart du temps à des fins de recherche successorale ; 
• à 4%, une recherche historique personnelle (recherche historique sans objectif de diffusion ou recherche portant sur son propre parcours).

Les archives départementales instruisent moins de demandes en provenance du monde universitaire (25 % des demandes) que les archives à compétence nationale dont les publics sont en général plus professionnels. Un quart environ des demandes se rapportent à des recherches d'ordre familial ou personnel. Les périodes étudiées les plus demandées sont la Seconde Guerre mondiale (78 demandes), la guerre d'Algérie (63 demandes), la guerre civile d'Espagne (16 demandes), Mai 68 (12 demandes), la guerre froide (10 demandes). 

Les fonds demandés portent, pour plus d'un tiers, sur les fonds judiciaires. Cela s'explique par le délai de communicabilité de 75 ou 100 ans auxquels sont soumis des documents, l'un des plus longs prévus pour les archives publiques et également par l'intérêt des sources judiciaires pour les démarches administratives et généalogiques. Les archives produites par les services relevant de l'intérieur et de la police constituent ensuite environ un cinquième des demandes, notamment pour la nationalité et l'accueil des réfugiés. Suite enfin les fonds produits par les services rattachés au domaine de l'équipement, de l'environnement, de l'aménagement du territoire et des transports qui représentent plus d'un dixième des demandes (SNCF notamment).

Le délai moyen d'instruction d'une demande est de 118 jours, soit près de 4 mois, ce qui contrevient à l'obligation fixée par le code du patrimoine d'y répondre dans un délai de deux mois à compter de son dépôt. Mais ce chiffre est trompeur, plombé par certaines demandes "égarées" plusieurs mois ou plusieurs années selon des cas exceptionnels. Sinon, le délai médian de traitement d'une demande est alors de 67 jours. 

Certaines demandes sont comptabilisées à part, celles examinées par le Comité du secret statistique, relatives aux demandes d'accès à des documents protégés au titre du secret statistique : il y en a eu 1523 en 2021, contre 1216 en 2020 et 938 en 2019. Ces demandes ont toutes donné lieu à accord. 

Enfin lorsqu'un usager essuie un refus de dérogation, il peut porter un recours devant la Commission d'accès aux documents administratifs. La CADA a examiné, en 2021, 27 demandes d'avis, à la suite de refus opposés par le Service interministériel des Archives de France. 15 ont reçu un avis favorables, 2 un avis partiellement favorable et 8 un avis défavorable, 2 demandes ont été considérées comme sans objet. 

Les généalogistes professionnels sont un peu à part dans ce dispositif, car ces chercheurs bénéficient d'un dispositif d'autorisation valable deux ans pour consulter l’état civil de moins de 75 ans. En 2021, 294 généalogistes professionnels en ont bénéficié, contre 402 en 2020, 178 en 2019 et 368 en 2018. Il s'agit principalement de renouvellements des autorisations.