Archives des Hautes-Alpes : accompagnement et service à la carte !

Voici le premier site d'archives départementales qui prend en charge ses lecteurs virtuels et les accompagne dans leurs recherches ! Les Hautes-Alpes viennent d'inaugurer un portail Web très innovant et qui part réellement des besoins des lecteurs. Et pour cause, il a été élaboré en grande partie à partir d'un sondage sur les attentes des usagers et aussi leurs pratiques. Cette évolution vers le numérique d'une nouvelle génération était nécessaire, puisqu'en deux ans, la fréquentation physique de la salle de lecture réelle implantée à Gap s'est effondrée, diminuant de près de 30%, au bénéfice de la consultation d’archives en ligne.

Conçu comme un portail de services, le nouveau site Internet des Archives des Hautes-Alpes affiche un objectif ambitieux : assurer aux usagers un accompagnement comparable à celui apporté en salle de lecture. Cela passe par des outils innovants comme la suggestion de recherche par un étonnant tutoriel de généalogie. Lors de la recherche d'un acte de naissance, de mariage ou de décès, il vous guide, étape par étape, à travers les ressources pour vous amener à l'acte recherché. Des bulles d'aide jalonnent ce tutoriel pour permettre de comprendre le cheminement de la recherche.

L'outil testé est redoutablement efficace aussi bien sur un écran de grande taille que sur celui d'un smartphone ou d'une tablette (design responsive), avec un avantage évident : la visualisation des actes se fait dans la même fenêtre. On peut passer d'un résultat à l'autre sans avoir à relancer une recherche ou à recharger une page. La volonté de faciliter les relations entre lecteurs et archivistes est manifeste, car au passage, les AD05 sont devenues Agence culturelle du Conseil Général des Hautes-Alpes. D'autres outils témoignent de cette mue d'un service d'archives départementales en ligne. Vous pouvez par exemple déclencher une visio-conférence avec un archiviste, il suffit de prendre rendez-vous dans un créneau visualisable sur un calendrier. Un rendez-vous physique est également possible.

Décidément à la pointe de la relation "client", les archives des Hautes-Alpes proposent également de la numérisation à la demande. Le langage s'adresse directement au consommateur et n'est pas sans rappeler la simplicité du marketing d'Apple : "Si vous ne pouvez pas venir aux archives, les archives peuvent peut-être venir à vous ! Parce que vous habitez loin, parce que vous préférez travailler la nuit ou quand les archives sont fermées, parce que tout n’est pas numérisé, les Archives départementales vous permettent aujourd’hui de commander la numérisation de documents que nous conservons et dont vous avez besoin". Le service "plus" est payant, mais les prix restent abordables : 25 centimes la page ou un forfait de 20 euros pour les documents les plus volumineux. Rappelons que dans les Hautes-Alpes, la réutilisation est libre et gratuite, vous pouvez publier librement ces images sur votre propre site.

Un outil d'annotation collaborative est également en place. La possibilité d'indexer directement les images des actes n'est pas encore ouverte, mais en attendant, vous pouvez dès maintenant laisser vos commentaires sur les notices (après ouverture d'un compte utilisateur). Toutes les notices des instruments de recherche accessibles via le moteur de recherche sont ouvertes aux commentaires, qui sont publiés après validation. L'idée est d'enrichir la description des fonds qui est parfois très simple en partageant avec les autres internautes vos connaissances et vos trouvailles, par exemple un document exceptionnel ou un renseignement inédit sur un personnage important.

Avec l'annotation collaborative, le partage sur les principaux réseaux sociaux, le flux RSS, les lettres d’informations, les sondages et autres (avec la technologie Ligeo Archives), le virage des archives des Hautes-Alpes est impressionnant !