Avez-vous testé la demande d'acte d'état civil en ligne ?
Peut-être avez-vous déjà utilisé le site Monservicepublic et ses nombreuses possibilités de liens avec les différents portails et services gouvernementaux. Mais savez-vous qu'il existe un téléservice proposé depuis des années à vocation très généalogique ? Il s'agit de la demande d'acte d'état civil en ligne sur le site www.acte-etat-civil.fr. La procédure a été récemment modifiée, permettant dans les communes qui proposent le service (c'est à dire principalement les grandes villes) d'obtenir des actes en ligne ENTRE 75 et 100 ANS. Les généalogistes malins peuvent tirer partie de cette possibilité pour avancer leur arbre sans timbre débourser, recevoir les actes directement chez eux et surtout, sans avoir à se justifier !
Malgré les rappels à la loi, les avis de la CADA, les services d'état civil ne manquent pas d'arguments pour refuser les demandes par courrier qui émanent manifestement de généalogistes. Leur idée est que si la demande n'est pas effectuée dans un but administratif, il n'y a pas de raison de mobiliser du temps d'un agent public pour rechercher l'acte. Et bien souvent l'enveloppe timbrée jointe pour la réponse ne sert qu'à justifier un refus poli. "Nous ne faisons pas de recherches généalogiques", peut-on lire sur ces courriers-types, en réponse à une demande de copie d'acte pourtant extrêmement précise avec le nom, la date et le lieu de l'acte.
Or cette interprétation est abusive et cette notion d'usage de la copie de l'acte ne figure dans aucune loi, comme l'a rappelé la CADA. Toute personne répondant aux conditions devrait pouvoir obtenir rapidement une copie d'acte d'état civil, sans avoir à préciser le but de sa demande. L'intérêt du portail www.acte-etat-civil.fr est que la demande de copie ou d'extrait d'acte passe généralement par mail, en tous cas pour les grandes communes. Et dans ce cas, il n'y a aucun justificatif à fournir ! Une demande formulée par mail passe apparemment comme une lettre à la Poste, la réponse parvenant par courrier quelques jours plus tard.
Attention toutefois à bien respecter les conditions d'obtention. Concernant les actes de naissance, le site permet d'obtenir 3 choses au choix : une copie intégrale, un extrait avec filiation ou un extrait sans filiation. La copie intégrale et l'extrait avec filiation comportent des informations sur la personne concernée par l'acte (nom, prénoms, date et lieu de naissance), des informations sur ses parents et les mentions marginales lorsqu'elles existent. Cette copie intégrale et cet extrait avec filiation ne sont accessibles qu'à la personne concernée par l'acte (à condition d'être majeure), son représentant légal ou son conjoint, ses ascendants (parents, grands-parents) ou descendants (enfants, petits-enfants), certains professionnels lorsqu'un texte les y autorise (avocats, pour le compte de leur client par exemple ou généalogistes successoraux mandatés).
Evidemment, tous les généalogistes savent que les actes de naissance (et de mariage) peuvent être communiqués à toute personne 75 ans après la dernière mise à jour. En cette année 2013, les actes de naissance de 1938 doivent donc être adressés à toute personne en faisant la demande. Pour les extraits sans filiation, mais comportant quand même les mentions marginales, il n'est même plus question de date : toute personne peut en faire la demande, sans avoir à justifier sa demande ou sa qualité. Il en va de même pour les actes de décès qui sont accessibles sans délai de restriction et en copie intégrale. Alors ne vous en privez pas et formulez vos demandes à la mairie par le site dédié ! La limite est bien sûr la date de conservation des actes. Les communes détiennent leur état civil jusqu'à 100 ans. Ensuite, il est versé aux archives départementales.
Dernière question : faut il payer pour ce service ? La copie d'un acte archivé depuis 75 ans ou plus et délivrée par courrier peut faire l'objet de frais au titre du support et du matériel utilisés. Refusez toutes les demandes fantaisistes de dizaines d'euros par actes. La CADA n'a cessé de le rappeler aux communes indélicates : ce service ne peut pas être facturé plus de 18 centimes d'euros la page, majorés des frais d'affranchissement au prix réel. C'est pourtant clair, mais le message a du mal à passer !
(Merci à Christophe Boutreux pour cette information).
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