Dans les coulisses des archives en ligne

Samedi 13 juin 2015, les généalogistes se sont retrouvés pour une nouvelle session des Matins Malins. Organisés pour la première fois en province, les Matins Malins ont été accueillis par les Archives du Rhône, à Lyon.

Ce fut l'occasion de découvrir le site Internet, et Naoned, la société créatrice de l'interface Mnesys, utilisée par de nombreux sites d'Archives en ligne.

Présenté par Anne-Françoise Kowlewski, le site Internet des Archives départementales du Rhône fait partie des sites favoris chez les généalogistes. L'ergonomie a été pensée pour tous les utilisateurs, qu'ils soient novices ou expérimentés.

Si vous ne savez pas quel type de documents consulter pour mener une recherche sur une personne, sélectionnez dans la zone Vous Recherchez, le sujet Une Personne. Vous serez guidé pas à pas dans les différents types d'archives. Grâce à l'indexation collaborative, vous pouvez également rechercher par nom de famille (s'il a été indexé bien sûr !).

Vous êtes un habitué du classement des archives ? L'onglet Toutes les archives vous permettra de chercher dans les inventaires.

En créant un compte utilisateur sur le site des Archives du Rhône, vous pourrez sauvegarder les documents que vous aurez consultés, voire communiquer par courriel le permalien (lien permanent menant vers l'archive) à un contact.

Comment toutes ces fonctionnalités sont-elles mises en place ?

Alexis Moisdon et Ludovic Plisson, représentants de Naoned, ont expliqué aux généalogistes présents, le fonctionnement de l'interface Mnesys.

La société créé une base de données, avec un large choix d'options. A partir de cette base, l'archiviste choisit les champs et créé le formulaire de recherche, ou d'indexation, qui sera mis en ligne . Ceci explique la variété des formats d'un site à l'autre, dont peuvent se plaindre les utilisateurs.

Naoned propose, l'archiviste dispose.

S'il est un sujet qui fâche chez les utilisateurs des Archives en ligne, c'est celui des permaliens, qui ne le sont plus dès qu'une modification est faite sur le registre numérisé. Naoned explique gérer eux-mêmes ces permaliens. Ainsi, ils sont codés d'une façon spécifique et immuable, évitant tout problème à chaque mise à jour.

Que faut-il attendre dans les prochaines années ?

La feuille de route de la société Naoned est pavée de belles intentions, dont certaines seront appliquées sur la nouvelle version du site des Archives départementales du Rhône.

Parmi celles-ci, nous avons retenu :

• Il sera bientôt possible de fédérer les comptes utilisateurs créés sur les différents sites gérés par Naoned. Un seul compte pour toutes les Archives ayant choisi l'interface Mnesys.

• Dans la zone de recherche par nom, il sera possible de saisir le nom avec un tilde (~) pour élargir la recherche aux variantes.

• Vous pourrez enregistrer la recherche sur un patronyme, et serez averti à chaque fois que le nom apparaîtra. Cette fonction sera disponible sur la nouvelle version du site des Archives du Rhône.

• Les annotations personnelles sur un document. Notez vos remarques et retrouvez les.

• Vous pourrez encapsuler le visualiseur sur votre blog.

• Les visualiseurs évolueront pour pouvoir être lus sur différents supports, comme les tablettes (fin de la technologie Java au profit du HTML5).

• Sur votre espace personnel, vous disposerez d'un journal de vos recherches en ligne et le suivi de vos recherches en salle.

• Vous pourrez également afficher les ressources de votre espace personnel soit dans un espace géographique soit un espace temps.

De nombreuses évolutions à venir, trop peut-être pour le généalogiste ?

Quel est l'intérêt s'il n'y a pas de mutualisation des affichages ?

Toutes ces évolutions font rêver, mais quel en serait l'intérêt si, comme aujourd'hui, chaque site a son propre visuel, sa propre logique ? Nous avons posé la question à Alexis Moisdon :

"Le fait est que jusqu'à 2013 nous développions des sites Web pour des services d'archives de manière complètement spécifique. Ce n'est qu'à partir de cette date, avec la commercialisation du portail de valorisation (en tant qu'outil logiciel) que nous avons pu commencer à mettre en places des interfaces homogènes.Actuellement, la remontée des demandes d'amélioration ou d'évolution de nos clients est organisée de manière collaborative et transparente : un site web de dépôt d'idées permet de présenter à l'ensemble de la communauté des utilisateurs de Mnesys ses idées d'amélioration, et ces idées font ensuite l'objet d'approbations et d'évaluations de la part de la communauté. En fonction de l'importance d'une évolution un groupe de travail regroupant utilisateurs et employés de Naoned sont constitués pour élaborer et concevoir cette évolution.L'objectif est à la fois de croiser les compétences et d'aboutir à la solution la plus pertinente. L'enjeu est important : ces choix engagent toute la communauté des utilisateurs qui bénéficiera ensuite de cette évolution !"

Lire aussi :

• deux articles rédigés par Clément Bècle suite à cette session des Matins Malins : Première réflexion suite aux #MatinsMalins de la @RFGenealogie : la façon de chercher des documents et Deuxième réflexion suite aux #MatinsMalins de la @RFGenealogie : du téléchargement des actes et de leur réutilisation

• notre numéro spécial sur "Les Archives en ligne : mode d'emploi" (accès payant)

• d'autres conseils et astuces sur le blog Geneatech : www.geneatech.fr