Elections municipales : les archivistes sensibilisent les élus

"Je finis mon mandat, je veux que tout soit en ordre", "La préfecture me demande un PV de récolement des archives, comment m'y prendre ?"... Avec quelques exemples de questionnement typiques des situations que peuvent rencontrer les maires, l'Association des archivistes français (AAF) lance une campagne de sensibilisation sur leurs obli­ga­tions rela­ti­ves à l’archi­vage. Il faut dire que la res­pon­sa­bi­lité des archi­ves est endossée par les élus locaux et plus particulièrement par le maire, dès leur prise de fonc­tion.

La responsabilité du maire est maté­ria­li­sée par le procès-verbal de réco­le­ment. Le récolement est un état sommaire ou détaillé des archives présentes en mairie. Il est dressé sous la forme d’un procès-verbal de décharge pour le maire sortant et de prise en charge pour le maire entrant. Le récolement est une obligation réglementaire, il dégage la responsabilité du maire sortant, et engage celle du maire entrant pendant la durée de son mandat. Il est donc particulièrement important en cas de perte de documents.

L'AAF propose à ses adhérents de faire passer le message aux élus, qu'ils soient actuellement maires ou candidats et donc potentiellement bientôt en charge de cette responsabilité. Il s'agit de leur rappeler l’importance de l’archivage dans la continuité de l’action publique et la transparence de leur action. Cette campagne est relayée activement par le réseau des archivistes.

Les outils de sensibilisation sont des fiches pratiques, l’annuaire des services d’archi­ves, avec les direc­teurs d’archi­ves dépar­te­men­ta­les susceptibles d'accom­pa­gner les élus des petites communes, en l’absence d’archi­viste dans leur col­lec­ti­vité et des guides et des liens vers les textes régle­men­tai­res en vigueur.

Liens

• Site de l'Association des archivistes français

• Les res­sour­ces à des­ti­na­tion des élus