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Etat civil : la CNIL rappelle aux maires les bonnes pratiques

La dématérialisation des actes a introduit tellement de changements dans la tenue des registres de l'état civil que la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) a tenu à faire le point avec les maires sur la bonne réutilisation des données recueillies au moment de l'établissement des actes.

Ainsi, dans certaines mairies, il existe une tradition, bien sympathique au demeurant, d'adresser des lettres de félicitations ou de condoléances, ou encore de faire publier dans la presse les noms des nouveaux-nés, des jeunes mariés et des personnes décédées. C'est possible à condition qu'au moment de l’établissement de l’acte, les personnes concernées aient donné leur accord. Et pas question pour la mairie de conserver ces données, ni d'alimenter un fichier permanent.

Par ailleurs, la CNIL rappelle aux maires -et aussi aux employés de l'état civil- les délais de conservation. Les registres restent en mairie pendant 75 ans avant versement aux archives départementales. Sur les délais de communication, les actes de naissance, les actes de reconnaissance et les actes de mariage, ainsi que les registres de l'état civil qui les contiennent, datant de moins de 75 ans, ne peuvent être directement consultés que par les agents de l'État habilités à cet effet et les personnes munies d'une autorisation écrite de l'administration des archives.

Après 75 ans, l'accès de toute personne à ces actes et registres est régi par le code du patrimoine. Pour les copies intégrales et extraits d’actes, la CNIL reprend le décret de mai 2017. Toute personne peut obtenir communication d’extraits d’actes de naissance et de mariage sans indication de la filiation, ainsi que des copies intégrales des actes de décès, sauf lorsque la communication des informations y figurant est de nature à porter atteinte, compte tenu des circonstances du décès, à la sécurité des personnes désignées dans l'acte.

Ce décret prévoit également que des copies intégrales de ces actes puissent par ailleurs être délivrées à certains professionnels ou administrations, par exemple les généalogistes, l’INSEE ou les services de protection maternelle et infantile du conseil départemental, en vertu de réglementations spécifiques et dans le respect de certaines conditions.

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