Hérault : les archives depuis chez vous même de moins de 100 ans

Alors qu'on entend beaucoup de généalogistes râler contre les recommandations de la CNIL qui impose de facto des délais de communication plus restrictifs que la loi elle-même, les archives de l'Hérault viennent de trouver la solution ! Elles mènent actuellement une expérience pionnière, en donnant à des lecteurs dont l'identité a été vérifiée, accès aux mêmes documents numérisés que s'ils étaient présents et inscrits en salle de lecture. Et cela change tout pour les archives récentes ! 

En effet, pour prendre l'exemple de l'état civil, le site Internet des archives de l'Hérault ne donne accès qu'aux actes de naissance et mariage de plus de 100 ans, donc jusqu'à 1920, cela en raison des préconisations de la CNIL. Une fois le lecteur enregistré, vérifié et identifié avec le système du compte certifié, il peut visionner les actes de naissance et de mariage compris entre 1946 et 1920, cela en raison de la loi sur les archives de 2008. 

Comment est-ce possible ? Tout simplement parce qu'il y a une différence sur le plan légal entre la communication sur Internet qui est ouverte à tous anonymement et la communication à des personnes dont l'identité a été vérifiée. "Nous sommes les premiers à permettre l'accès en ligne par un compte certifié à des archives qui ne sont communicables qu'en salle de lecture en temps normal. Cela marche sur le principe de France Connect, nous aurons d'ailleurs bientôt le lien avec France Connect, c'est à dire que vous avez accès en ligne à des archives récentes si on vous connaît, qu'on sait qui vous êtes", explique Sylvie Desachy, la directrice des archives de l'Hérault. 

Le lecteur qui veut se certifier doit d'abord créer un compte, comme déjà environ 5000 personnes l'ont fait sur le site des archives de l'Hérault, puis demander un accès certifié par un formulaire, dans lequel on demande de joindre une copie d'une pièce d'identité. "C'est très rapide, une personne du service fait les vérifications en quelques heures. C'est rigoureux, depuis le lancement du service, un bon tiers environ des demandes d'accès a été refusé, car la pièce d'identité ne correspondait pas au nom ou autres anomalies. Une fois acceptée, la personne est connectée et accède en quelque sorte à notre salle de lecture virtuelle, la même interface que les autres lecteurs, mais avec des accès à des archives plus récentes".

Cela correspond à peu près à 250.000 fichiers supplémentaires. Il s'agit par exemple de l'état civil de plus de 75 ans et moins de 100 ans ou des listes nominatives ou des registres matricules récents. "Cela va nous permettre de numériser plus, avec des archives que l'on n'aurait pas numérisées avant, en se disant que cela ne servait à rien, puisqu'on ne pouvait pas les mettre en ligne. Par exemple, nous avons des registres matricules de l'enregistrement maritime, très peu pouvaient être mises en ligne à cause des dates trop récentes, même chose avec les archives du camp d'Agde ou certaines archives privées soumises au droit d'auteur. Avec l'accès certifié, les lecteurs identifiés pourront y avoir accès", poursuit la directrice.  Seule restriction, le compte certifié permet de voir les images, mais pas de les télécharger.  

Avantage du compte certifié, cela va faire un peu moins de travail en salle de lecture : "des lecteurs venaient sur place uniquement pour consulter des documents numérisés, mais non en ligne. C'était un peu absurde. Alors nous en avons parlé avec l'éditeur du logiciel avec lequel nous travaillons, Ligeo et il a développé cette solution", explique Sylvie Desachy.

Du côté réglementaire, le principe du compte certifié a été validé par le Service interministériel des archives de France. Le système a également été présenté en 2020 lors du séminaire des directeurs d'archives et à la dernière réunion du Conseil supérieur des archives. De là à donner des idées à d'autres services…