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Un nouveau site pour l'état civil de Polynésie "vers la fin 2015"

Enfin des nouvelles de Tahiti et de l'état civil de la Polynésie française ! "Un nouveau site Internet est en cours d'étude et sera disponible vers fin 2015", nous annonce la responsable du Service de Patrimoine Archivistique Audiovisuel (SPAA) du Territoire de la Polynésie Française. En 2012, un site Web d'archives avait été brièvement lancé avant d'être subitement coupé, les serveurs affichant depuis un explication qui n'a que trop duré et n'est plus crédible : "site en maintenance". Car cette mention ne manque pas de susciter bien des commentaires et aussi les rumeurs les plus folles et les plus irrationnelles : par exemple, les fonctionnaires seraient chargés d'expurger l'état civil de mentions "gênantes", mais on ne sait pas bien lesquelles.

Le lancement et l'arrêt de ce site auraient mérité sans doute plus de pédagogie. A défaut d'être claires, les explications données par le service des archives ont le mérite de mieux comprendre le contexte. Le site Web lancé en 2012 permettait de télécharger directement les actes de l'état civil en fichier PDF à partir des années 1870 et jusqu'aux années 1930 environ. Ce système avait l'avantage de la simplicité, mais le revers de la médaille était sa vulnérabilité, n'importe qui pouvait télécharger l'intégralité de l'état civil sans aucun contrôle. Autre point faible, cela ne respectait pas les recommandations de la CNIL et c'est l'explication avancée par les archives de Polynésie pour le retrait pur et simple du site.

Dans un mail, ce responsable des archives explique les contraintes de la Commission : "Une clause nous empêche de mettre à disposition sur Internet un index sur les noms et prénoms des personnes concernées avant un délai de 120 ans à partir de la clôture des registres". L'ancien site était en effet index en grande partie et permettait d'accéder aux actes par une simple requête dans le moteur de recherche. Pas question en effet pour la CNIL de publier des indexations de patronymes avant 120 ans pour les actes de naissance et les mariages et 100 ans pour les décès (les délais sont ramenés à 100 et 75 ans si l'indexation est réalisée sur les moteurs internes du site).

Et comme l'explique notre interlocuteur, l'indexation est évidemment liée à la publication des registres qui obéit elle aussi au régime édicté par la CNIL : 75 ans à compter de la clôture du registre des actes de naissance si les toutes les mentions marginales sur l'image numérique sont occultées, sinon, le délai est de cent ans ; 75 ans pour les mariages et 25 ans pour les décès. Notre interlocutrice n'en conclut rien d'autre, sinon que "cette délibération nécessite des ajustements logiciels et des vérifications qui prennent de temps et nécessitent des moyens humains conséquents dont nous ne disposons pas à l'heure actuelle". Sinon, le site est toujours en phase de test et reste accessible sur place au sein du SPAA, à condition d'effectuer des recherches en salle de consultation. Pour les amateurs, l'adresse physique est : Quartier Alexandre, Tipaerui, Papeete à Tahiti.

En attendant le lancement d'un nouveau site d'état civil plus sécurisé et répondant mieux aux attentes de la CNIL qui est "en cours d'étude, et sera disponible vers fin 2015", les généalogistes peuvent déjà se rendre sur le site vitrine des archives de la Polynésie Française (en construction) ou se connecter sur le compte Facebook de l'institution. Pour la Polynésie en ligne, un tour sur le site des Archives nationales d'Outre-Mer permet de constater qu'aucune donnée d'état civil n'est actuellement accessible, contrairement à d'autres territoires. Mais il existe un lot de consolation avec 2918 feuillets matricules de soldats polynésiens, toujours sur le site des ANOM.

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