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La Vienne et les Deux-Sèvres fusionnent en un seul portail d'archives

La fusion des sites Web des archives de la Vienne et des Deux-Sèvres est effective depuis ce mercredi 5 mars 2020. C'est désormais vers l'adresse https://archives-deux-sevres-vienne.fr que doivent se tourner les utilisateurs des précédents portails de chaque département.

En conséquence, les deux anciens sites ont disparu, toutefois vous pouvez encore utiliser quelque temps les adresses www.archives.departement86.fr et http://archives.deux-sevres.com qui sont redirigées et renvoient automatiquement sur le site unique, tout comme l'URL archivespoitou.fr.

Le nouveau portail offre les mêmes contenus que les deux précédents pour former un seul accès aux contenus numérisés et aux inventaires des deux départements. "Il ne s'agit pas d'une fusion des services eux-mêmes", précise Gaël Chenard, le directeur des archives départementales de la Vienne, "mais d'une mise en commun de leurs moyens sur Internet".

Ce rapprochement des deux services sur le Web a pour but de faire des économies, car le site est financé à part égale par chaque département. Les moyens additionnés des deux départements permettent en effet de s'offrir ce nouvel outil très performant : pour les spécialistes, il conjugue le programme de gestion Ligeo Archives, et la solution d'hébergement de la société Empreinte Digitale.

Mais à part les économies d'échelle, la principale raison est que les deux services d'archives ont beaucoup en commun : des pratiques proches et aussi des fonds partagés. Un exemple parmi beaucoup d'autres : dans les recensements militaires, le bureau de Melle, commune située dans les Deux-Sèvres est conservé à Poitiers dans la Vienne.

L'objectif du nouveau portail est de proposer à terme la même offre portant sur les mêmes fonds : contenus numériques et inventaires. Par exemple, puisque la Vienne propose les répertoires des notaires, les Deux-Sèvres intégreront aussi les leurs sur le site commun. Inversement, la Vienne intègrera les répertoires des enfants trouvés que l'on peut déjà consulter dans les Deux-Sèvres. L'offre sera ainsi harmonisée dans un délai de 2 à 3 ans.

L'autre but est de faire évoluer la manière d'accéder aux informations : "Nous voulons toucher les néo-utilisateurs, ceux qui n'y connaissent rien aux archives. Notre constat est que nous sommes bons pour donner accès aux images aux spécialistes, aux généalogistes, mais pour tous les autres, c'est difficile de s'y retrouver, de comprendre quels contenus nous leur proposons et comment les chercher", poursuit le directeur de la Vienne.

L'ambition du site, c'est de s'appuyer sur la nouvelle architecture technique "ouverte". Elle permet de créer facilement de nouveaux formulaires, de les améliorer au fil des remontées des utilisateurs pour faciliter les recherches. Des pas à pas pourront ainsi facilement être mis en ligne, avec les bonnes informations et les bons champs de formulaires. A terme, un chat-bot (un robot) répondra aux questions des utilisateurs en langage naturel.

Les deux services travaillent sur le projet depuis presque deux ans, le temps d'harmoniser et normaliser les descriptions d'inventaires, de travailler par exemple sur l'indexation des lieux et des matières. "C'est compliqué de faire simple", résume Gaël Chenard, "notamment sur les fonds les moins évidents à utiliser pour les néophytes".

L'intégration des contenus des deux anciens sites est en cours. Les précieuses annotations des utilisateurs, notamment sur l'état civil avec des signets sur les années et les dénombrements de population ont bien sûr été sauvegardées. Elles reviendront sur le nouveau portail à la faveur du lancement de la nouvelle visionneuse dans deux mois.

Le lancement du nouveau site est tout frais, il est possible que certaines images ne s'affichent pas ou mal. Ces petits défauts de jeunesse sont sans doute accentués par l'affluence due à la nouveauté. Le rodage, la correction des bugs et l'apport de nouveaux fonds se feront d'ici au mois de juin. Un peu de patience donc et les images devraient s'afficher normalement.

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