Un nouvel écrin pour les archives numérique de Lot-et-Garonne

Construit au fil des années avec des modules ajoutés les uns aux autres, l’ancien site des Archives départementales de Lot-et-Garonne utilisait diverses sources et divers outils informatiques, ce qui lui donnait l’apparence d’une mosaïque et l’empêchait d’évoluer.

Une refonte a donc été mise en chantier avec l’objectif de proposer un portail harmonieux, géré par un logiciel unique. Après une étude approfondie, c’est un « nouvel outil très prometteur et porteur de possibilités techniques et d’autonomie de création » qui a été choisi, nous a indiqué Stéphane Capot, directeur des Archives. Il s’agit de la solution Prismia Vision, développée par Eidopolis, éditeur historique du logiciel Archinoë, qui gérait déjà̀ une grande partie de l’ancien site des Archives départementales de Lot-et-Garonne. Et le directeur de souligner les points de vigilance qui ont été essentiels pour ce choix : « l’outil est-il spécialisé ou bien n’est-ce qu’un complément de gamme pour l’éditeur dont le métier porte sur d’autres sujets ? L’outil offre-t-il des perspectives innovantes (ex : iiiF, infrastructure logicielle par API…) ou bien se contente-t-il de reproduire un existant ? La qualité des données est-elle conforme à l’ambition affichée ? […] Une bonne partie du public a l’habitude des moteurs de recherche et/ou des réseaux sociaux. Ce sont les versions les plus récentes de ces outils qui nous ont servi de modèle. »

Le nouveau portail est aussi le fruit d’un travail de collaboration intense entre les équipes des Archives et celles d’Eidopolis pour trouver une solution à chaque besoin. Heureusement, avec Prismia Vision, comme l’explique Jean-Charles Moreau, directeur d’Eidopolis, « il n’y a pas de limite à la personnalisation. Les pages, thèmes graphiques et logos, menus, pieds de pages, formulaires, indexations collaboratives, cartes géographiques, agendas, […] barre de recherche, résultats de recherche, facettes, thèmes de recherche, tout est paramétrable à volonté, duplicable et utilisable librement et sans contraintes de taille, si ce n’est l’espace souscrit en ligne. La gestion des droits d’accès permet même de créer des espaces dédiés par profil d’utilisateur référencé. »

Enfin, un impératif a été fixé dès le début du projet : que les habitués retrouvent un maximum d’éléments de navigation et de références aux anciens outils, tout en rendant la navigation et la recherche plus simples et plus agréables. Quand on voit le résultat, on se dit que le pari est tenu.

Les fonds « classiques » comme l’état civil, les recensements, les matricules militaires, les tables de succession et absences, le cadastre, etc., sont aujourd’hui traités de la même manière que les fonds spécifiques comme les cartes postales, les délibérations communales avant 1789 (jurades), les arpentements d’Ancien Régime, les cartes et plans, les gravures, l’armorial de l’Agenais, etc. Cela permet d’effectuer facilement une recherche par cadre de classement ou par type de fonds, sans avoir à trouver la page sur laquelle ils apparaissent. Vous pouvez aussi vous laisser guider dès la page d’accueil par des parcours thématiques qui sont proposés en fonction de vos besoins : recherchez-vous une personne, un lieu, une image ?

Lors de nos tests, nous avons particulièrement apprécié le moteur de recherche de dernière génération, qui explore l’ensemble du site en un éclair. Vous pouvez y saisir n’importe quel mot-clé (y compris un patronyme ou un nom de lieu) et vous verrez s’afficher une grande variété de résultats. Pour les trier, des facettes s’utilisent facilement, par exemple pour ne retenir que les résultats concernant des individus, des communes, etc. Par ce moteur de recherche, toutes les indexations d’images apparaissent également, comme les conscrits des classes 1887 à 1921. Et si aujourd’hui, seuls les recensements 1836-1936 sont ouverts à l’indexation collaborative (comme c’était déjà le cas sur l’ancienne version du site), « à moyen terme, [cette indexation] pourra être étendue à d’autres fonds concernant les personnes ou les lieux puisque l’outil permet de créer et gérer les indexations collaboratives sur tous les fonds présents en ligne », ajoute Stéphane Capot.

La rapidité est également une des grandes qualités du visualiseur d’images qui, lui aussi, a été entièrement renouvelé. D’ailleurs il n’affiche pas que des images de registres mais aussi des audios, des vidéos, ainsi que de nombreux documents partagés par les grandes institutions. Pour les permaliens, nous aimons beaucoup la possibilité de conserver soit le lien vers une page, soit celui vers l’ensemble du registre (comme cela est aussi le cas sur Gallica où il est possible de choisir le lien vers un livre complet ou vers une page spécifique de celui-ci). « Notre objectif est d’assurer une continuité proche de 99 % des permaliens et surtout sur la généalogie », conclut Jean-Charles Moreau pour rassurer les internautes qui avaient enregistré de tels liens sur l’ancienne version.

C’est donc aujourd’hui en toute facilité que nous avons accès, via le web, à 2,4 millions de documents qui représentent 7 To de données. Que pouvait-on rêver de mieux que cet écrin numérique pour les Archives départementales de Lot-et-Garonne ?