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Le site des Archives du Loiret uniformisé

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Sous une apparence unifiée, le site des Archives départementales fonctionnait jusqu’à présent avec deux outils différents. Depuis la migration complète vers la V7 d’Arkothèque, tout devient plus simple pour les archivistes et plus fluide pour les internautes.
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Capture AD45

Attachées à offrir à leurs usagers un service de qualité avec autant de ressources que possible en ligne, les Archives départementales du Loiret avaient informé en mai dernier tous les lecteurs disposant d’un espace personnel qu’une migration partielle de leur site Internet vers une version plus récente commençait. Était spécifiquement concernée la partie du site réunissant toutes les ressources dédiées à la recherche : instruments de recherche, images numérisées, pages et fiches d’aide à la recherche, moteurs de recherche, annotations collaboratives, etc.

Cette refonte était en partie justifiée pour des raisons d’homogénéité car la partie « Recherches » avait longtemps été hébergée par un prestataire différent du reste des pages. Récemment, l’ensemble du site avait basculé vers la solution Arkothèque de l’entreprise 1égal2, bien connue des utilisateurs de sites d’archives. Mais si la partie généraliste « Portail » était en V7 d’Arkothèque depuis janvier 2020, la partie « Recherches » était toujours en V6. En réalité, sous un habillage commun et une intégration bien maquillée, les Archives du Loiret géraient deux sites différents (deux URL, deux back-office…).

Avec la montée de version de la partie « Recherches », effective depuis le 5 juillet, l’ensemble ne constitue plus qu’un seul site et permet de travailler sur une plateforme unifiée. Cela change beaucoup le travail des archivistes (interface en back-office beaucoup plus intuitive et fluide) et permet de bénéficier d’une version mieux maintenue par 1égal2, vers laquelle tous ses clients migrent les uns après les autres.

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Le changement le plus notable, en dehors de l’apparence de la visionneuse, touche la recherche dans les inventaires en ligne qui devient extrêmement performante en interrogeant l’état des fonds à partir de filtres situés à gauche de l’écran. On peut, par exemple, retrouver toutes les références à une commune sur une période donnée, comme ici pour Échilleuses entre 1155 et 2020.
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Capture AD45

Les changements visibles pour le public touchent à la fois l’ergonomie de certains modules (apparence de la visionneuse par exemple), les modalités de recherche et leur présentation. Pour rassurer les utilisateurs, toutes les rubriques ont été conservées et le plus grand changement touche la recherche dans les inventaires, avec l’abandon du choix entre « recherche simple » et « état des fonds » : il n’y a plus qu’un état des fonds, mais doté des critères de recherches utilisés auparavant dans l’ancienne partie « recherche simple ».

Pour ce qui est des espaces personnels, après la migration les profils et identifiants des internautes ont naturellement été conservés, ainsi que leur éventuel classement au podium de l’annotation collaborative. En revanche, les « paniers » ont été vidés et les mots de passe réinitialisés : lors d’une première connexion sur cette nouvelle version, chacun doit donc recréer un mot de passe.

Neuf mois de travail de reprises des données (fonds constitués avec images ou pas, inventaires structurés, état des fonds, fiches d’aide à la recherche, moteurs de recherche…) et de recette ont été nécessaires pour parvenir à ce résultat. La richesse des données présentes en V6 (plus de 2 000 instruments de recherche accessibles en ligne), croisée avec quelques changements de pratiques fonctionnelles ou informatiques (lecture du langage XML-EAD des instruments de recherche), expliquent à la fois le temps qu’il a fallu y consacrer et les éventuels aléas lors de l’ouverture du site. La plupart des dysfonctionnements a déjà été corrigée et quelques derniers ajustements sont en cours comme les permaliens qui ne sont pas encore actifs partout. Les derniers points devraient être réglés au fur et à mesure de l’été et grâce aux remontées des internautes. N’hésitez donc pas à faire connaître aux Archives départementales du Loiret (dadatloiret[dot]fr) les problèmes que vous pourriez rencontrer avec cette nouvelle version de leur portail.

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